Validación de datos en Excel 2010
La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.
Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:
Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico.
En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones.
Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o se reduciría automáticamente.
Las opciones de validación de datos se encuentran en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos.
La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.
Tipos de mensajes de error:
 DetenerEvitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.  AdvertenciaAdvertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelarpara quitarla.  Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo. Agregar validación de datos a una celda o rango Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable |
Seleccione las celdas que desea validar.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.
En el cuadro Permitir, seleccione Lista.
Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, escriba los valores de la lista separados por el carácter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada).
Por ejemplo:
Para limitar la entrada a una pregunta, como "¿Tiene hijos?", a dos opciones, escriba Sí, No.
Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta.
También puede crear las entradas de la lista mediante referencia a un rango de celdas ubicadas en otra parte del libro.
Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable.
Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.
Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites
Seleccione las celdas que desea validar.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.
En el cuadro Permitir, seleccione Número entero.
En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre.
Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número.
Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.
Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites
Seleccione las celdas que desea validar.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.
En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.
En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre.
Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número.
Por ejemplo:
Para definir un límite máximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo de un vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =E1*6%, en el cuadro Máximo.
Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.
Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo
Seleccione las celdas que desea validar.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.
En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.
En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día determinado, seleccione mayor que.
Escriba la fecha de inicio, de finalización o la fecha específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva una fecha.
Por ejemplo:
Para definir un período de tiempo entre la fecha actual y 3 días desde la fecha actual, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY () en el cuadro Mínimo y escriba =HOY()+3 en el cuadro Máximo.
Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.
Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo
Seleccione las celdas que desea validar.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.
En el cuadro Permitir, seleccione Hora.
En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de una hora determinada del día, seleccione menor que.
Escriba la hora de inicio, de finalización o la hora específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva una hora.
Por ejemplo:
Para definir un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el restaurante (el valor en la celda H1) y cinco horas después de abierto, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba=H1 en el cuadro Hora de inicio y a continuación, escriba =H1+"5:00" en el cuadro Hora de finalización.
Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.
Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Restringir la entrada de datos a texto de una longitud específica
Seleccione las celdas que desea validar.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.
En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.
En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo de caracteres, seleccione menor que o igual a.
Escriba la duración del texto mínima, máxima o específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número.
Por ejemplo:
Para definir que la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) sea la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) más 10, seleccione menor que o igual a en el cuadro de Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Máximo.
Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.
Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Calcular qué se permite según el contenido de otra celda
Seleccione las celdas que desea validar.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.
En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que desee.
En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee.
En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee usar para especificar qué se permite.
Por ejemplo:
Si desea permitir entradas para una cuenta solo si el resultado no superará el presupuesto de la celda E4, seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para Datos y, en el cuadro Máximo, escriba =E4.
Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.
Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Usar una fórmula para calcular qué se permite
Seleccione las celdas que desea validar.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.
En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.
En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas). Por ejemplo:
Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.
Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
VIDEO EXPLICATIVO
https://drive.google.com/file/d/0B-cXuku1oltVcklxa1MyZ3RXVnM/edit?usp=sharing
